予定はスマホ、見返すものは写真で残す
学校行事などの日付が決まっているものはスマホのカレンダーへ登録しています。たとえば、早帰りの日や授業参観のお知らせなど、1枚で完結するプリントはその場で予定を登録したら処分しています。予定だけ分かれば困らないものは、紙を保管する必要がありません。「あのプリントどこだっけ」と探すこともなくなりました。
一方で、年間予定表や学年だよりなど、あとで内容を見返す可能性があるものは写真を撮り、iPhoneの「書類」フォルダへ保存しています。フォルダは細かく分類せずその1つだけです。分類を増やすほど保存場所を迷ったり、探す手間が増えたりするからです。必要なくなったデータはその都度削除しています。
紙ではなく「情報」を残す仕組みに変えたことで、必要な情報はすぐ確認できるのに、紙はどんどん増えない状態を保てるようになりました。プリントの種類によって残し方を変えるだけで、管理はぐっとシンプルになります。
紙で残すものは保管場所を1つに決めた
すべてのプリントをデータ化しているわけではありません。原本が必要な書類や、紙で保管しておきたいものは残しています。わが家では、子ども2人分と私が原本を保管しておきたい書類を、A4サイズのファイルボックス1つにまとめています。保管場所を1か所に決めているので、「あの書類どこだっけ」と探すことはほとんどありません。
新しく紙で保管する書類が増えたタイミングで、中身を見直すのもルールです。「もう必要ないかな」と思うものはその都度処分するので、ファイルボックスは1つのまま増えません。全部を残そうとせず、本当に必要な書類だけが入る状態を保つことが、無理なく続けられる仕組みになっています。
