書類整理が苦手！ という方はとても多いのではないでしょうか。
「私も書類整理は好きではありません。なので書類整理に時間と手間をかけない工夫をしています」というのは、整理収納のプロである、ライフオーガナイザーの下村志保美さん。詳しく伺いました。
定期的に必要な書類と、長期保存する書類に分けて保存する！
ここでは私が実際に行っている「書類を増やさないコツ」をお伝えします。
●すぐに開封することを習慣づける
ポストに書類が届いたり、仕事先で受け取ったりしたら即開封し、封筒やその他不要なものを処分し、本当に必要なものだけ残します。
封筒のまま置いておくと厚みがでるし、あとで中身を確認したいときに封筒から出すという手間がかかります。
封筒は家まで書類を届けることが役目です。保管には向いていません。
また個人情報保護スタンプをすぐ手に取れる場所に置いておくことで、個人情報の漏洩を気にせず処分できます。
●迷わず保管するものは12分割ファイルに入れて入れ替え
定期的に届く保険の「契約内容のお知らせ」などは、新しいものが届けば古いものは不要になります。入れ替えをスムーズにするためには定位置を決めることがポイント。
私は写真のようなインデックスがついた12分割されたファイルを使っています。
ラベリングして定位置を決めているので、新しい書類が届いたらさっと入れ替えができます。
●手に取る頻度を考えてフォルダーや保管場所を変える
このようなファイルは出し入れがちょっと面倒に感じるので、保険証券や契約書など長期保存するもの、つまり書類の入れ替えがほとんどないものに向いています。
わが家の場合、同じ保険の書類でも毎年届く契約内容のお知らせは、先に紹介した12分割のファイルに、保険証券はクリアフォルダーに入れています。
またそれらを置いている場所も入れ替え頻度が多いものは取り出しやすい場所、ほとんど出すことがない保険証券は棚の奥など使いにくい場所に置いています。
●定量管理ができる超簡単な仕組み
とはいっても「開封すら面倒くさい」「いちいち入れ替えるのが面倒くさい」という方もいらっしゃいます。
本来はすぐ開封して中身を確認していただきたいところですが、時間がないこともありますよね。
先日お客様にオススメした方法は「引き出しに入る分だけ」という定量収納です。
保険会社、証券会社、銀行などから「お知らせ」が届いたら、会社などを分けることなくただただ手前に入れていき、引き出しがいっぱいになったら奥のものを処分する方法です。
1年分は余裕で入りますので「この会社の分だけない」ということもなく、なにか必要なときは手前から探せば最新のものが手に取れます。
●自分が把握できる量だけもつ
家の中にある書類で、原本が必要なものはじつは少ないのです。
情報として必要であればスマートフォンで写真を撮ればいいだけ。
不安だから、心配だから、と大量の書類をもっていても、肝心なときに必要な書類が見つからなければ意味がありません。
「いつも書類を見つからない」と感じているのであれば、それは自分が管理できる量以上の書類をもっているということ。
書類整理が苦手な人は書類が届いたら「どうやってファイリングしようか」ではなく「どうすれば捨てられるかな」と発想をきり替えてみましょう。
