小学生の子どもがいる家庭では、PTA活動は避けて通れない道。大変なイメージを持っている人は多いかもしれません。でも、PTAにあるツールを取り入れたことで運営がラクになった、運営側だけでなく一般会員も参加しやすくなった…というケースが全国で増えているんです。
そのツールとは、「LINE WORKS」。今回はLINE WORKSを導入し、PTA活動の活性化と効率アップに成功したという東京都杉並区・杉並第二小学校PTAのみなさんにお話を伺ってみました。

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LINE WORKSを導入したらPTA運営が驚くほどスムーズに

今回はLINE WORKSを利用してPTA執行部の活動を行なっている栃谷千恵さん(杉並第二小学校PTA会長)と、原マリナさん(同PTA書記)、導入サポートを行なった金澤夏奈さん(杉並第二小学校PTA前書記)に集まっていただきました。PTA一般会員の渋谷沙弥香さんにもお話を伺います。

左からPTA一般会員の渋谷さやかさん、PTA書記の原さん、PTA会長の栃谷さん、PTA前年度書記の金澤さん
左からPTA一般会員の渋谷さん、PTA書記の原さん、PTA会長の栃谷さん、PTA前年度書記の金澤さん

杉並第二小学校では、今年度からLINE WORKSを活用したPTA運営をスタート。仕事や子育てと並行しながらのPTA運営をもっと効率よく行うため、そして役職の有無に関係なくみんなが参加しやすいPTA組織になることを目指して導入を決めました。

とくにここ数年はコロナ禍で、リアルなつながりがなかなかもてない状況。学校と保護者、保護者どうしがもっと気軽に交流できる場をPTAが提供したいという強い思いもあったそうです。

 

●資料を印刷しなくてOK。いつでもお便りを配信できる

金澤さん:私が書記を務めていた前年度は、アナログな部分がまだまだ多くて大変でした。メール連絡網のサービスは導入されていたけれど、一方的に送るのみ。お便りは印刷して先生から児童に配ってもらうシステムでした。

原さん:PTAのお便りは、配布物として印刷する場合は作業がとても多いですよね。学校側やPTA会長に内容をチェックしてもらい、ほかの執行部メンバーと日程を合わせてPTA室使用の予約を取って、児童の人数分コピーをしていく…。クラスの人数に合わせてお便りを仕分ける作業もありますし。

金澤さん:裏表印刷や折り込み作業があればなおさら! 3〜4時間くらいかかってしまいます。私はフルタイムで働いているので、時間のやりくりが大変でした。

前年度書記を務めていた金澤さん。前年度はお便りの印刷で休日が潰れてしまうことも多かったそう!
前年度書記を務めていた金澤さん。前年度はお便りの印刷で休日が潰れてしまうことも多かったそう。

栃谷さん:でも今年度からLINE WORKSを使うことによって、印刷という行程が丸ごとなくなったんです。

原さん:わざわざ学校のPTA室に行かなくても、家でいつでもお便りをアップすることができるようになりました。私には未就学の子どももいるので、PTA室に連れていくだけでもひと苦労。コピー機を触ったりしそうなので、家で作業できるのは助かります。

金澤さん:今年度は、私が昨年経験した大変な作業をやらずにすんでいるようでよかったです!

栃谷さんがPTA会長を務めるのは2度目。「PTAは大変」というイメージを変えたいという強い思いを持って運営に取り組んでいます
栃谷さんがPTA会長を務めるのは2度目。「PTAは大変」というイメージを変えたいという強い思いを持って運営に取り組んでいます。

栃谷さん:今年度ゴールデンウィーク以降、PTAからのお便りは基本的にはすべてLINE WORKSで配信しているので印刷物はほぼゼロ。紙代やプリンタインク代の削減にもつながっていますね。これは将来的にPTA会費の削減にもつながるため、私たちの手間が減っただけでなく一般会員にとっても大きなメリットになりそうです。

 LINE WORKSについてもっと知りたい!

●情報が1カ所にまとまっているので、検索や確認がしやすい

栃谷さん:PTAのお便りは、LINE WORKSの掲示板にアップ。プリントだとなくしたり、「あの情報はどのプリントだっけ?」と探す手間がかかりますが、今は掲示板を見ればすべてそろっているのでラクですね。

掲示板にアップされたお便り。アカウントに保存されているため、過去のものも含めていつでも見返すことができます。
掲示板にアップされたお便り。スマホから過去のものも含めていつでも見返すことができます。

原さん:私は検索機能をよく使っています。知りたい内容に関係する言葉を入れると、すぐ該当のお便りが表示されるので便利です。

●トークやノートを活用して、「リアル会議」が大幅に減った!

原さん:LINE WORKSのおかげで、実際に集まって作業したり会議する時間が減りました。今は月1回程度です。私は書記なので資料作成に携わることが多いのですが、ほかの2人の書記とわざわざ集まらなくても、各自すき間時間に作業を進めてやり取りできています。

栃谷さん:LINE WORKS内ではトーク(チャット)でグループをたくさんつくっています。「文化広報委員会」「校外委員会」のような委員会ごとはもちろん、「執行部メンバー全員」「書記だけ」「書記と会長」などいろいろあって、各自話したいメンバーや内容ごとにトークを進めているんです。

杉並第二小学校PTAの委員会ごとにグループを作成。各グループには会長と副会長が登録されていて、各自やり取りや作業を進めています。執行部への連絡もLINE WORKSを使って。
杉並第二小学校PTAの委員会ごとにグループを作成。

金澤さん:話題が混ざらないのがいいですよね。自分に関係のある内容だけ通知されるので、未読のトークが100件! みたいなこともないですし。

 

●「送りっぱなし」にならない工夫も。重要なお便りには「必読」マーク

金澤さん:以前まで、PTA関連のお知らせはメールでも配信していました。これはこれで便利でしたが、送りっぱなしになるため情報が行き渡っているかどうかの確認がしにくかったんです。

栃谷さん:今はお便りを掲示板にアップして、「読んでくださいね」と念のためトークにもお知らせを流しています。お便りの重要度に合わせて「必読」とつけたり、通知が鳴らないようにしたり。LINEと違い、だれが読んでだれがまだ読んでいないかまで分かるようになっています。一般会員から「通知が多い」「お便りが多くてどれが本当に大切なのか分からない」という声も一部あったので、今後は改善策を考えながら進めていくつもりでいます。

原さん:スマホひとつでアップできるから、「これも伝えたい、あれも伝えたい」とついいろいろ配信したくなってしまいますが、発信側での取捨選択が必要になってきますね。

 

●LINEとは別アカウント!PTAとプライベートをきり離せる

原さん:PTA運営で考慮しなければいけないのが、セキュリティ管理。私は昨年クラス委員だったのですが、クラス全員分の保護者のメールアドレスを集めて管理しなければならないため責任重大でした。だれかがだれかに連絡したいときは、クラス委員が間に入ってメールのやり取り。「〇〇さんにメールアドレスを教えてもいいですか?」とか…。

書記の原さん。昨年の経験から、LINE WORKSはクラス委員の負担も軽減できていると話しています。
書記の原さん。昨年の経験から、LINE WORKSはクラス委員の負担も軽減できていると話しています。

金澤さん:プライベートなLINEは交換したくないという人もいますしね。アカウント名がニックネームでだれがだれだか分からなくなってしまうことも。

原さん:LINE WORKSには全児童のアカウントが登録されているから、連絡先を知らない保護者ともトークすることができるんですよね。クラス全員に向けて投稿することもできるし、特定の人と直接トークもできます。

栃谷さん:これが、まさに私たち執行部が目指している「保護者どうしの交流活性化」なんです!

原さん:私も一保護者として便利に使っています。学校の持ち物や宿題などの不明点をクラスのグループトークにだれかが投稿して、情報を持っている方が回答してくれると、「じつは私も心配だった」という人が何人も出てきて、みんなで情報共有したりしています。

PTA運営の不安が解消!効率化&一般会員どうしの交流も

栃谷さん:LINE WORKSは、ちょうど私がPTA会長を務めることが決まったタイミングで前年度書記の金澤さんから導入してはどうかと提案があったんですよね。

原さん:卒業・入学で児童が入れ替わる新年度に合わせて準備し、LINE WORKSの登録方法や導入のメリットなどをまとめたプリントを各家庭に配布しました。

栃谷さん:導入についての説明動画も作成し、各家庭にLINE WORKSの登録をお願いしました。それで、新年度スタートから約1か月半で600人超のほぼ全登録が完了したんです。

原さん:全児童の保護者が登録して使うことに意味があると思っていたので、皆さんにご理解いただけて本当によかったです。

金澤さん:新しいツールを利用し始めるなら、一斉登録のお願いができる新年度がおすすめですね!

原さん:紙のお知らせだけでなく、動画の説明資料をつくったことも大きかったと思います。

栃谷さん:前年度の執行部から会長を引き継いだあと新年度に変わるまでの数か月、執行部メンバーと「PTAを考える会」の有志メンバーで試しにLINE WORKSを使ってみたんですよね。

原さん:そこで使いやすい! 効率アップできそう! と実感して、みんなで導入を決めました。私たち執行部や委員の負担が軽減されるという期待はもちろんありましたが、一般会員の方たちにも役立つはず、という確信がありましたよね。

栃谷さん:原さんのクラスのように、LINE WORKSは保護者どうしが交流できるツールになってほしいという期待があったんです。とくにコロナ禍になってからは保護者会もないし、連絡先を交換する場がなくなってしまったのでなおさらです。

 LINE WORKSの導入事例をもっと見る!

役員じゃなくても発信できる。「参加してる感」もアップ!

ここからは同PTA一般会員の渋谷沙弥香さんにもLINE WORKS導入後のPTA活動についてお話を伺っていきます。

原さん:新年度にLINE WORKSを導入して数か月経ったころ、一般会員の方々に利用状況のアンケートを取りました。

栃谷さん:お便りのペーパーレス化など、便利に使ってくださっているという意見が比較的多かったのでよかったです。

一般会員の渋谷さん。LINE WORKSのおかげでクラスメイトの保護者と交流する機会が増えたそう。
一般会員の渋谷さん。LINE WORKSのおかげでクラスメイトの保護者と交流する機会が増えたそう。

渋谷さん:私もお便りの確認はかなりラクになりました。仕事もしているので、帰宅してバタバタしているときにたくさんあるプリントをさばくのは正直しんどい…。PTA関連のお便りだけでもペーパーレスになって助かります。仕事帰りにスマホでサクッと確認できるので。

●年度初めの連絡先交換が不要に。クラスメイト保護者と連絡を取りやすい!

LINE WORKSは、登録者どうしがトークで連絡を取り合うこともできます。杉並第二小学校PTAではクラスごとにグループをつくっているため、保護者どうしで連絡先を交換していなくても交流ができるんです。

金澤さん:アンケートでは「プライベートな連絡先の交換が不要になった」という声も多かったんですよね?

栃谷さん:使い勝手は同じだけれど、プライベートで使うLINEとは完全に分けることができる。これはLINE WORKSのメリットのひとつかもしれません。

渋谷さん:うちの子は小学2年なので、公園遊びにもまだ私が一緒について行っているんです。帰る時間が少し遅くなってしまったら、一緒に遊んでいたクラスメイトの親御さんにLINE WORKSから連絡しています。「今遊び終わって、おうちの前まで送っていきますね」とか。

原さん:直接会ったことがなくても、仲よしの子のママに連絡できちゃいますね。

渋谷さん:間違えて持ち帰った着替えを洗って返してもらったときなど、さりげなくお礼を言いたいときにも使っています。玄関先までわざわざ言いに行くのもどうかな、という場合もあるから、トークで気軽に伝えられるのはありがたいです。

●ちょっとしたボランティア活動はノート機能でスケジュール管理

栃谷さん:PTAというと執行部や委員会の仕事だけを思い浮かべてしまうかもしれませんが、そんなことはないんです。PTAと書かれたカードホルダーを首から下げて校区内を歩くだけでも、立派な見守り活動。こんなふうに、ちょっとしたボランティア活動に参加してもらえる人を募るのにもLINE WORKSが役立っています。

原さん:ノート機能を使っているんですよね。たとえばパトロールだったら日にちと必要な人数がわかるようにLINE WORKSでノートを作成し、参加できる人がそれぞれ希望日時に自分の名前を入力していくという風に。

栃谷さん:以前は私が、参加できる方々のスケジュールを集約してGoogleカレンダーに振り分けていたんです。でも、LINE WORKSを使うことによってその作業がなくなり、随時スケジュールを更新することができるようになりました。

スマホだからお手軽。お便りの確認やボランティア活動の参加登録も、ちょっとしたあき時間にサクッと完了!
スマホだからお手軽。お便りの確認やボランティア活動の参加登録も、ちょっとしたあき時間にサクッと完了!

金澤さん:役員以外の方々もPTA活動に参加しやすくなったんですね。

栃谷さん:導入してまだ半年ほどですが、使えば使うほどLINE WORKSはPTAのあらゆる問題を解決してくれる玉手箱のように思えてきます。「あれもできる! これにも使える!」という感じで、執行部メンバーであれこれ模索しているところです。私たちの作業や負担が軽減されているのはもちろんうれしいのですが、一般会員にもメリットがこんなにあるんだということを今後はさらに伝えていきたいですね。

原さん:PTAはみんなのもの。保護者どうしがLINE WORKSを使って交流を深めていけたらいいなという思いが強いです。私も積極的にクラスのグループトークに投稿していこうと思っています!

だれでも操作しやすいLINE WORKSはPTA活動にうってつけ

杉並第二小学校PTAが導入したというLINE WORKSは、ビジネスチャットツール。おなじみトークアプリLINEのように操作しやすく、プライベートと切り離してグループ設定や管理ができるようになっています。

操作方法は、LINEとほとんど同じ。ITに詳しくない人でもすんなり使えるのが大きなポイントです。

※LINE WORKSトーク画面(ワークスモバイルジャパンより提供)
※LINE WORKSトーク画面(ワークスモバイルジャパンより提供)

●PTAのイベント確認も会員どうしの連絡もラクになります

電話番号がなくても登録が可能。機種交換や万が一スマホをなくしても、LINE WORKSのアカウントIDとパスワードがあればログイン可能です。カレンダー機能もあり、会議の日程や行事の予定を入れておけばいつでもだれでも見ることができて便利です。

LINE WORKSには100名まで・5GBの容量が使えるフリープランをはじめさまざまなプランが用意されていますが、杉並第二小学校PTAでは非営利団体向けの特別プランを導入。1,000名まで・50GBの大容量ストレージを使用できます。PTA役員の方はもちろん、役員以外の一般会員まで約600人以上がLINE WORKSに登録しているそうです。

「PTAは面倒で、できれば参加したくない…」。そんなマイナスイメージを覆し、子どもたちの通う学校を支えるため、子どもたちの笑顔のために参加したくなるPTA活動へと変革させるのに、LINE WORKSは大きく役立ってくれそうですね。

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