書類の整理は「あとで必要になったらどうしよう」という不安から、捨てられずに溜まってしまいがち。
「しかしたくさんありすぎるとどれが大切なものであるか、どれが最新のものであるのかが分からなくなってしまいます」というのは、ライフオーガナイザーの下村志保美さん。ここでは保険の書類を例に、必要なものがすぐに見つかる整理方法を教えていただきました。
保険の書類は、「保存期間別」に3か所に分けて収納するのが鉄則！
わが家は保険の書類の3か所に分けて保管しています。
（1） 持っているだけでいいもの：保険証券 （2） 確認して処分できるもの：契約内容のお知らせ （3） 一定期間保管が必要で原本が必要なもの：保険料控除証明つまり保管保存期限に分けて管理しています。
●（1） 持っているだけでいいもの
契約時の保険証券は保存しておくことが重要。
普段あまり見返すこともないものなので、取り出しに不便な場所で問題ありません。ただし、収納場所は忘れないこと！
わが家は保険証券を生命保険から医療保険、地震保険まで一冊のファイルにまとめて引き出しの奥に入れています。
ファイルの表紙をめくった1枚目に保険の一覧をまとめた表紙をつけています。
これを見ることで、なにかあったときに家族もどの保険会社に請求すればいいのかわかります。
・ファイリングは人別に保険証券を保管するときは保険会社ごとではなく、人ごとに分けることがポイント。病気や事故などで保険を使うときは人単位になります。
たとえば私が病気になった…というときには、私のファイルだけ確認すればOKです。
・分厚い約款はPDFを探してみる保険契約にもれなくついてくる約款もファイルの中で場所を取るもの。最近では保険会社のサイトからPDFをダウンロードできるものもありますので、ご自身の保険がそうであればPDFの方を保存しておきましょう。
●（2） 確認して処分できるもの
毎年保険会社から送られてくる契約内容のお知らせは現在の契約状況を確認したら処分していいもの。
届いてすぐ、もしくは1週間以内に確認して処分したいのであえて収納場所はつくりません。
ただ「一応残しておきたい」というものがある場合は、スマートフォンで写真を撮ってEvernoteというメモアプリに入れています。
●（3） 一定期間保管が必要で原本がいるもの
年末調整用の控除証明書は専用のクリアファイルにどんどん入れていき、年末調整のときに提出、使わなかったものはすぐに処分します。
私はファイルボックスを1つ用意しており、書類のカテゴリーに関係なく「進行中のもの」はこちらにポイポイ放り込んで、時間を見つけて処理しています。
・「会社」単位のファイリングは失敗以前は保険のものはすべてまとめ、会社ごとにファイリングをしていました。
しかし保管が必要な証券も、毎年送られてくる契約内容のお知らせや控除証明もどんどんポイポイ入れていってしまい、ファイルがどんどん重く膨らむ一方。
書類整理の一番のコツは、収納の仕組みをつくるのではなく、不要なものを出す仕組みをつくること。だからこそこの3つの分け方が重要になってきます。
レシートや仕事関係の書類はもちろん、子どもの学校関係の書類にも応用できます。ぜひ試してみてください。
