気がつくと山積みになりがちな「書類」整理のコツを紹介します。学校や自治体から届く紙類、保険や契約書類、思い出として取っておきたいものなど、増えてしまうと把握が困難に。整理収納アドバイザーの資格をもち、4人家族でミニマルに暮らすあさこさんは、シンプルに書類を管理する方法を試行錯誤。そんなあさこさんに、手放した書類と管理方法を教えていただきました。
思いきって手放してよかった「不要な書類」
書類をシンプルに管理するには、まず「減らすこと」が大前提。私は次のような書類を思いきって手放しました。
●期限が過ぎた書類
・古い電化製品の保証書（すでに処分した家電のもの）
・使わなくなったクレジットカードの明細
・期限ぎれのクーポンやチラシ
●インターネットで確認できる書類
・商品やサービスのパンフレット
・電気・ガス・水道の請求書
・使用頻度の低い説明書
●「とりあえず」取っていた紙類
・未使用のカタログ
・自治体の広報
・子どもの園だより
・住んでから1度も見てないお家の取り扱い説明書
書類の断捨離をする際は、「ネットで見れないか？」「今後使うのか？」を基準に考えます。「とりあえず保管」はやめ、使う予定がないものは潔く処分します。
「必要な書類」は家族ごとに管理する
わが家では、書類を大きく3つのカテゴリーに分けて管理しています。
●1：家族全体に関わる書類
・住宅関連（契約書や仕様書など）
・医療費の領収書（確定申告のため家族全員分同じ場所に保管）
・給与明細（わが家では5年分を保管しています）
・過去の確定申告の書類
・一部残している説明書
●2：個人ごとの書類→人別のバインダーで管理
書類は保険・税金・学校関連などたくさんの種類があるので、分類を多くしてしまうと、しまうときに「保険関係のファイルはどこ？」と探すのが大変です。
そのため、わが家では人別に管理しています。4人家族なので、「夫、妻、長男、次男」の4つのバインダーを用意し、個人にまつわるものはそこにしまうようにしています。
それぞれのバインダーには、以下のような書類を入れています。
＜親（夫・妻）＞
・仕事関係の契約書
・保険・税金関係の書類
・健康診断結果
・資格証明書
・通帳やカード関連 など
＜子ども＞
・学校や保育園の書類（成績表、健康診断結果など）
・習い事の契約書
・手形や手紙などの思い出の紙（残したいものだけ）
●3：すぐに見たい書類
しまいこんだり、データ保管してしまうと忘れがちなものは、冷蔵庫にはっています。
・子どもたちの行事の予定
・授業で必要な持ち物のお知らせ
・支払い期限のある請求書
こういったものは、ファイルやアクセスしやすい場所に置いています。
冷蔵庫の前面にはると見た目がごちゃつきますが、わが家は側面にはっているため、リビングからは目立ず、さほど気になりません。
