増え続ける書類。捨てどきの見極めに困っていませんか？
書類の整理法や減らし方、捨て方について、「ものが少ない暮らし」を提唱するミニマリストの本多めぐさんに伺いました。
書類の整理方法は1軍から3軍に仕分けを！ 書類を劇的に減らすルール
書類や紙類はついたまってしまいますね。ペーパーレス化が進んでも、重要なお知らせは紙が使われることが多いです。
とはいえ、本当に必要なものを見分ければ、保管しておく量をぐっと減らすことが可能です。
私のおすすめは、重要度で3つに分けて管理すること。今日は書類整理のコツをご紹介します。
まずは、書類を3つに分けます。
2軍＝期間限定で取っておく書類
3軍＝思い出のもの
どれにも当てはまらないチラシやお知らせなどの日常的な紙類は、重要なものはメモを残すなどして、即捨てます。
それでは、1つずつ見ていきましょう。
●1軍＝絶対に必要な書類。じつは少ないと心得て
1軍は契約書関連、保険証書、年金に関するもの、資格の証書など。契約書関連とは、家や駐車場、土地などの契約の証明に必要です。また生命保険や医療保険などの証書、重要事項説明書も含まれます。年金手帳やマイナンバー関連書類もありますね。
でも、じつは重要書類は多くはありません。引き出し1つあれば収まる量です。書類は多くて管理が大変と思うかもしれませんが、本当に必要なものは少ないとわかれば気楽になるでしょうか。
私は「生命保険」「火災保険」「賃貸の契約書」「年金」と、それぞれクリアファイルに分けて入れています。
生命保険と火災保険を分けている理由は、賃貸のため火災保険が数年おきで更新されるので、かけっぱなしの生命保険とちがい、書類を入れ替える頻度が多いためです。
●2軍＝期間限定で取っておくもの。定期的にチェック。
期間限定で取っておくものは、電化製品の保証書、子どもの幼稚園や学校等で使う書類、町内会や地域のお知らせの書類、趣味や習い事の書類など。結婚式や入学式など行事のお知らせもここに当てはまります。
そういったものは、必要な期間が過ぎれば捨てられます。電化製品の保証期間は1年間が多く、あっという間に1年は過ぎてしまいますので毎年チェックしましょう。
子どもの学校や幼稚園などの書類なら、必要な期間は、4月から翌年3月の間です。ここで一区切りつきますので、ある程度処分してOK。
もしかして見返すかもしれないもの、念のために取って置きたいものもあるしょう。その場合は、1年後に処分するなど保管期間を決めて、翌年にまとめて処分を。趣味や習い事で使っている書類も、定期的に見直し古いものから捨てていきましょう。
また、スマホや手帳などに書き写して用がたりるものは、現物は手放せます。習い事の先生や、教室の連絡先などはスマホで管理できますね。
行事のお知らせは、返信が必要なものは即日返信し、さらに予定にメモする習慣をつけ、手元に置かないようにしましょう。
年賀状は、1年前のものだけ保管して残りは捨ててOK。
割引クーポン、チラシ、カタログなどは、期限がありますので、使える期限がきれたら捨てましょう。
●3軍＝思い出の物
お子さんが書いたくれた似顔絵、大事な人からもらった手紙、好きな映画のパンフレット、プリントした写真などが挙げられます。こういったものは、無理に捨てなくてもよいです。たまに見返して心が温まるなら、自分や家族にとって必要なものなのです。
とはいえ、だんだん増えていくものに関しては上限を決めましょう。お子さんの作品は、箱1つに納まるだけにする。手紙はファイルケース1つまでと決める。もつ量を決めることで管理しやすくなります。
また、捨てる前に写真に撮っておくと、実物はなくても思い出を保管できます。こういった工夫で手放しやすくなるのでは。
●その他の紙類は、読んだら即捨て、家族みんなで管理しよう
その他の紙類は、読んだらすぐ捨てる、またはほかの人に回すことを徹底しましょう。手放す前に、家族が見るかもしれないものは相手に確認するのも忘れずに。
できれば、家族で話し合ってルールを決めることで、それぞれが自己管理できるといいですね。自分の書類は自分で管理してもらうようにすると、主婦の負担が減ります。自分が必要なものは、個人の部屋で保管すると決めておくと、スッキリしたリビングを保てます。
●じつは不要なもの、捨てるときに気をつけるポイント
じつは不要なものは、家電の取り扱い説明書です。今はネット上で探せば見つかります。
使用ずみの銀行通帳も不要です。私も以前は保管しておいたのですが、取り出して確認することはほぼないと気づきました。また、ネット銀行が増えてそもそも紙の通帳が減りましたね。
注意点は、個人情報が書いてあるものを捨てる際は、念のため細かく切って捨てると安心です。シュレッダーがあればよいですが、なければハサミなどで細かく裁断しましょう。
年度が替わったばかりの今は、書類整理にはピッタリの時季です。お片づけの参考にしてくださいね。
