手紙やDM、子どもの学校のプリント、医療関係、家電などの取扱い説明書など…家の中にはさまざまな書類が散在しがちです。必要な書類を見つけるのもひと苦労することも。
紙を収納するときは、書類をどのカテゴリーに入れるかによって、わかりやすさが変わります。1枚1枚の書類の保管場所を覚えておくのは至難の技。でも、類似した書類から辿り着けるようにすれば、最小限の記憶で把握することができます。整理収納コンサルタントの甲島慶子さんに、自宅で実践している書類の管理法について教えてもらいました。
書類置き場は野菜売り場と同様にカテゴリー分けして
スーパーでジャガイモを買うときの行動に例えると…まず野菜売り場へ行き、さらに根菜類コーナーへ行き、欲しいジャガイモの種類を選び取りますね。まず「ジャガイモ＝野菜」とカテゴリーを記憶できていれば、簡単に辿り着くことができます。書類も同じようにして記憶できるよう、カテゴリー化して管理すると最小限の記憶で辿り着くことができます。
書類をカテゴリー化して収納する4ステップ
（1）書類名をふせんに書き出してみよう！
書類を1枚ずつチェックし、不必要なものは処分。必要な書類は、種類ごとに分けてまとめておきます。まとめた書類の名前を、ひたすらふせんに書き出します。
（2）ふせんを分ける
すべてのふせんを書き終えたら、カテゴリーごとに縦並びに分けてみます。このカテゴリー分けの基準は、自分流でOK。同じ種類だ！と思うものを紙やテーブルにはりつけてみましょう。「子ども」「会社」「税金」「取り扱い説明書」など、このようなまとまりになるのではないでしょうか。もしくは、家族ごとに分ける方もいると思います。これがカテゴリー化です。
（3）カテゴリー化した書類の名前を決めよう！
（2）ででき上がったカテゴリーは、スーパーで言えば「野菜売り場」のようなもの。それぞれのカテゴリーに名前をつけますが、シンプルでわかりやすい名前の方がよいでしょう。カテゴリー化されたそれぞれの書類は、1つのファイルボックスに収納します。ここでカテゴリーが違うものを一緒に入れるのは、できるだけ避けた方がよいでしょう。
わが家では、どんどん増える明細やレシート類はバスケットに。かさばる取扱説明書は、収納引き出しに、長期保管する書類は、ファイルボックスに立てて収納しています。カテゴリー化の目印になる「ラベル」を必ずつけましょう。
（4）種類ごとにまとめよう！
ふせんに書き出した書類は、クリアファイルなどにまとめます。スーパーで例えるなら、野菜売り場の「根菜コーナー」「葉物コーナー」。頻繁に増減したり、出し入れを繰り返す書類は、サッと挟むだけの収納方法にするのがオススメです。長期的に出し入れしない書類は、ポケットファイルに1枚ずつ差し込んでもOK。取扱説明書など分厚いものは、袋にまとめてもよいと思います。それぞれに、必ずラベルをつけましょう！
わが家では、ラベルに目がすぐに行くよう目立つ色のふせんを2つ折りにして、クリアファイルにホチキスで留めています。
苦手意識から書類をためてしまっている人にとって、この作業はとても大変だと思います。しかし、一度集中してやりとげれば、のちのち把握がとても簡単で楽になるので、試してみる価値ありです！1日5分からチャレンジしてみましょう。
