「せっかく買い物に行ったのに買い忘れがあった」「休みの日に片づけなければいけない用事がすべて終わらなかった」…。こんな経験はありませんか。
忙しいなか、すべての用事を限られた時間でこなすのは難しいもの。家事や仕事、必需品の購入、書類の記入や提出、予約や問い合わせなどの用事が一度に重なったりすると、優先順位をつけるのが困難になります。
「忙しいときのタスク管理はアナログ×デジタルがおすすめ」と教えてくれたのは、暮らしを最適化する仕組みや考え方を提唱する、ライフオーガナイザーの宇高有香さん。タスク（やらなくてはいけないこと）を確実にこなし、達成感も得られる、宇高さん流の方法を紹介していただきました。
「やらなくてはいけないこと」を書き出して頭の整理を！
タスクが増えてきて「忙しいな…」と感じたときに宇高さんが実践しているのは、チェックボックスつきのふせんを使い、やることを書き出すという方式。チェックボックスつきふせんは、無印良品や100円ショップなどで手に入ります。
「まずは、やらなければいけないことを思いつくまま書き出します。実際に手を動かして書いた方が、忘れていたタスクの発見につながるので効果的」。考えていることを“書き出す”という行為は、頭の整理にも有効です。
すべて書き出せたら次は並び替え。「順不動になっているタスクを俯瞰して、時間内に無理なく効率よくこなせるよう、一緒にすませてしまえるものを考えながら順番をつけていきます」
そして、やりきったタスクは線で消していきます。
一見アナログな方法に見えますが、「私はさらに効率よく進めるためにデジタルも活用します」と、宇高さんは言います。
●さらにスマホのタイマーも併用して「し忘れ」を防ぐ
優先順にリスト化できたら、今度はそれぞれの項目を終わらせる目標の時間を記入します。そして実際に作業を始める前に、スマホのタイマーをセット。時間を計りながらタスクをこなすのです。
「時間を計った方が、作業中についほかのことをやり始める、といったことが防げます。忙しい方にとくにおすすめの方法です」
またその日に終わらないことがあれば、スケジュールアプリを使って忘れないようにします。こんな具合にアナログとデジタルをダブル使いすることで、用事をし忘れることはぐっと減らすことができます。
「地味なようですが、線で項目を消していくことで達成感が高まり、その小さな成功体験は『次もがんばろう！』という気にさせてくれます。またいつでもタスク管理ができるよう、手に取りやすい場所にふせんとペンを置いておくことも大事なポイントです」
これから新年度に向けて忙しい日々が続きます。ぜひ、アナログ×デジタルのタスク管理を実践してみてください！
