賢く断るメールの書き方!相手を傷つけず、次につなげる言葉をお忘れなく!
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2016.11.17

 気まずくてついあと回しにしがちな「お断り」のメールやLINE。相手にいやな印象を与えず、サラッと断るためのテクニックを手紙の書き方コンサルタント・青木多香子さんに教わりました。

お誘いをサラッと賢く断るには?

お誘いをサラッと賢く断るには? ママ友のランチ会に誘われた。話題の映画を一緒に観に行こうと言われた。週末のイベントに誘われた…。

 声をかけてもらって嬉しい反面、家族との予定が重なっていたり、いまいち気がすすまなかったりすることってありますよね。

 今回は、少し気が重くて、返信が遅くなりがちな「お断りのメール」について、ご紹介します。もちろんLINEやメッセンジャーにも共通して使えます。

●お断りメールの基本は「素早く」!

 なによりも「相手は好意で誘ってくれている」ということを、忘れないようにしましょう。そこで、まずは、感謝の言葉を!

 そして、お断りするなら、ぎりぎりまで引き延ばすのではなく、早めに連絡するのが、相手にとっての優しさです。もし、検討の余地があるなら、「〇日までに返事するね」と、先に、ひと言送っておきましょう。

●相手を傷つけない「クッション言葉」

 たとえ断る場合でも、誘ってくれた相手の気分を害することなく、いい関係を保ちたいもの。

 そのためにも言葉の選び方には気をつけましょう。言いにくいことを伝えるときには、「クッション言葉」を使うのがおすすめ。

 ストレートに本題に入るのではなく、「せっかくなのですが…」「気持ちはとってもうれしいけれど…」など、残念な感情が伝わるようなニュアンスの言葉をクッション代わりにはさむことで、相手のショックを和らげてくれますよ。

「どうしても難しい状況です」「あいにくこの日は…」など、自分の気持ちではなく、シチュエーションの問題で断るということはしっかりと強調しておくのも忘れずに。

●次につながるひと言で、ぎこちなさを解消

 断られた側の立場で考えてみることも大事です。

 一度断られると、その後、なんとなく連絡するのを遠慮しがちになったり、次に誘おうとするとき、「また断られるかな」と思ってしまうこともあります。

 そんなときのために、手紙やメールの最後に、「次につながるひとこと」を書き添えておくようにしましょう。

 シチュエーションを選ばずに使いやすいのは、「これにこりず、また誘ってね!」「次回はぜひ参加したいです!」「今度、お話聞かせてね!」など。誘った方も、声をかける心理的ハードルがぐっと下がり、断った後のぎこちなさを解消できます!

心をこめたひと言を手書きで

 スピーディーに、メールやLINEで連絡した後に、あわせてこんな心遣いができたら、好感度アップ!

 たとえば、保育園の送り迎えで会うママ友や職場の同僚など、顔を合わせる機会のある相手であれば、お菓子などちょっとしたものに、かわいい付せんやミニカードを添えてメッセージを送ってみては。

 スピード感はメールやLINE、アフターフォローは心を込めた手書きメッセージと使い分けると、1歩すすんだ大人の気づかいが実践できますよ。ぜひ活用してみてください。

【青木多香子さん】
(社)手紙文化振興協会認定・手紙の書き方コンサルタント。「人を癒し、励まし、幸せにする」手紙を広めるために雑誌、書籍、セミナーなどで活動。ブログ「手紙、おくります。